Dal CNDCEC il manuale delle procedure ex DLgs. 231/2007 per gli studi, con strumenti per professionisti, collaboratori e dipendenti
Il CNDCEC ha reso disponibile il manuale delle procedure operative antiriciclaggio per gli studi professionali. Nelle premesse del documento viene sottolineato come lo stesso sia stato predisposto in considerazione del fatto che i principi generali della normativa antiriciclaggio, richiamati all’art. 3 del DLgs. 231/2007, prevedono che i suoi destinatari adottino idonei e appropriati sistemi e procedure in materia di obblighi di adeguata verifica, di segnalazione di operazioni sospette, di conservazione dei documenti, di controllo interno, di valutazione e gestione del rischio. Inoltre, l’individuazione di apposite procedure interne (che devono essere definite tenendo conto della dimensione e della struttura organizzativa dello studio) favorisce la pronta ricostruibilità a posteriori delle decisioni assunte.
Il manuale è strutturato in otto sezioni, la prima delle quali è dedicata alle procedure per la gestione dell’incarico professionale e all’organizzazione dei compiti e delle responsabilità in ambito di adempienti antiriciclaggio all’interno dello studio.
In particolare, viene precisato come nella lettera di incarico professionale sia necessario richiamare l’adozione degli obblighi antiriciclaggio da parte del professionista. Inoltre, si evidenzia come il mandato scritto (che forma parte integrante del fascicolo della clientela ex art. 38 comma 2 del DLgs. 231/2007) sia fonte di elementi rilevanti anche ai fini antiriciclaggio, quali:
- l’oggetto della prestazione;
- la data della stipula del contratto e la sua decorrenza;
- il nominativo del professionista di riferimento.
La seconda sezione tratta delle attività da svolgere per la formazione del personale coinvolto nell’elaborazione e attuazione della normativa di riferimento. In tale ambito, viene fornito un modello per la definizione di un “Piano di formazione” che risulta utile per il professionista identificato come “Responsabile per l’antiriciclaggio” all’interno dello studio ai fini della pianificazione e della rilevazione dell’efficacia della formazione. Nella successiva sezione vengono suggerite delle modalità operative per la costruzione di un modello che consenta al professionista di rendere facilmente tracciabile il percorso di attribuzione dei livelli di rischio al cliente e alla prestazione professionale richiesta.
Con riferimento alla conservazione e alla registrazione dei dati, nel manuale viene evidenziato come sia possibile suddividere la sequenza degli eventi nelle seguenti fasi:
- il professionista dispone la registrazione dei dati raccolti nell’archivio o nel registro cartaceo;
- il collaboratore verifica i documenti raccolti e segnala eventuali difformità o incompletezze al professionista;
- il collaboratore istituisce un apposito fascicolo intestato al cliente curando l’ordinata archiviazione dei documenti;
- il collaboratore aggiorna il fascicolo della clientela con le informazioni raccolte dal professionista durante il controllo costante;
- all’atto dell’emissione delle parcelle il professionista e il collaboratore verificano la congruità della descrizione delle prestazioni fatturate con l’istruttoria e le registrazioni antiriciclaggio;
- il professionista comunica al collaboratore la conclusione dell’incarico professionale per le annotazioni del caso.
In tale contesto, viene inoltre presentato un esempio di contenuto del fascicolo della clientela.
Contenute anche indicazioni per identificare il titolare effettivo
Di sicuro interesse sono poi le indicazioni fornite in materia di identificazione del titolare effettivo nelle seguenti casistiche:
- titolare effettivo con soci di primo livello;
- titolare effettivo con catena di controllo;
- titolare effettivo con catena di controllo estera;
- titolare effettivo società con soci detentori di quote inferiori al 25% più uno;
- titolare effettivo di società fiduciaria;
- titolare effettivo di Trust e Fondazioni;
- titolare effettivo e Senior Managing Official (figura che corrisponde a quella di direttore generale).
Altre procedure specifiche fornite nel manuale riguardano la segnalazione di operazioni sospette, il controllo costante e il monitoraggio e la comunicazione al MEF delle infrazioni all’utilizzo del denaro contante. Il manuale si conclude con un modello di cronoprogramma dove vengono elencate le attività da svolgere nell’ambito della procedura per il controllo interno e le relative periodicità delle verifiche.
